Ответ на запрос о предоставлении информации. На запрос


Письмо-запрос: Бланк и образец заполнения

В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.

 Бланк письма-запроса (word)

 Образец составления письма-запроса (word)

Назначение и содержание

Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

  • индивидуальными предпринимателями;
  • частными гражданами;
  • представителями органов власти;
  • общественными деятелями и др.

Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования к содержанию документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:

  1. Наименование отправителя.
  2. Наименование получателя (адресата).
  3. Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
  4. Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
  5. Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
  6. Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
  7. Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
  8. В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
  9. Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.

Отправить можно разными способами:

  • по обычной почте;
  • по е-мэйл;
  • передать по факсу;
  • передать с курьером.

Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.

Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5. Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.

О предоставлении информации

Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

  • прайс-лист;
  • условия акции, предоставления скидок;
  • технические характеристики товара и т.п.

В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

О подтверждении информации

В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.). 

О предоставлении документов

В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).

В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.

Запрос в налоговую инспекцию

Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.

Запрос в банк

В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.

Сроки ответа

Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.

Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.

В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.

Видео комментарий по общим рекомендациям составления деловых писем:

2ann.ru

Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации

5/5 (6)

Образцы писем-ответов

ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец ответа на запрос информации:

 

СКАЧАТЬ образцы писем-ответов на запрос о предоставлении информации можно по ссылкам ниже:

Как правильно составить документ

Ответ на запрос определенных данных составляется следующим образом:

  • Шапка письма. Расположена в правом верхнем углу (иногда в левом верхнем). Тут прописываются полные реквизиты компании, посылающей ответ по запросу: полное наименование, ИНН, КПП, ОКПО, юридический адрес, местонахождение, контактный номер телефона, электронная почта;
  • В противоположном верхнем углу указываются данные лица, направившего запрос. Если это юрлицо, то прописываются также вышеуказанные реквизиты и контактное лицо, действующее на основании устава или доверенности;
  • В журнале исходящей корреспонденции нужно сделать пометку о том, кому и когда был отправлен ответ. Тема письма указывается на усмотрение лица, вносящего данные в журнал;
  • Далее, посередине, пишем обращение. Например, «Уважаемый, Сергей Петрович».

Составление главной части документа будет зависеть от вида принятого решения:

  • При положительном ответе о предоставлении информации по запросу – номер или реквизиты письма, которое получено от заявителя, суть обращения и сама информация, в связи с необходимостью получения которой был сделан запрос;
  • При отказе также указывается краткая суть обращения, а после – сам факт отрицательного решения и причины отказа.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как ответить на обращение граждан?

Если запрашивались документы или выписки из них, то к ответному письму могут быть  приложения на нескольких листах (содержащие такие документы). В конце ставится дата и подпись генерального директора компании с расшифровкой и печатью.

Ответ на запрос составляет и высылает только тот сотрудник (представитель) компании, на имя которого был написан запрос.

Исключения составляют случаи:

  • Болезнь сотрудника;
  • Отпуск;
  • Увольнение;
  • Командировка;
  • Отсутствие сотрудника на рабочем месте по иной причине.

В такой ситуации ответ составляет тот, кто его замещает. В ответе на письмо-запрос рекомендуется использовать методику «отзеркаливания», т.е. использовать в тексте те же самые стилистические приемы, обороты речи, метафоры, терминологию и т.д.

Соблюдение данного условия допустимо только в том случае, если запрос составлен грамотно. Нецелесообразно отвечать на полученное письмо такими же ошибками и недочетами. К тому же, некорректно указывать обращающемуся к вам человеку на его ошибки. Это правило плохого тона.

Старайтесь грамотно излагать свои мысли в письме. Оно должно быть, по возможности, кратким, но емким. Деловой стиль изложения сути – обязателен. Старайтесь обращаться к заявителю максимально вежливо и сдержанно. Избегайте лишних фраз, не имеющих смысла и не связанных с сутью обращения.

Внимание! Ответ на запрос, ни при каких условиях не должен содержать грубость  и ложную информацию.

Какие виды писем ответов существуют, и каковы их особенности

На практике существует несколько видов ответов на запросы о предоставлении информации.

Они делятся на две группы:

  • Положительный ответ с предоставлением запрашиваемых данных – заявителю сообщается о принятом решении и сообщается та информация, которую он запрашивал;
  • Отрицательный ответ – заявителю представляется мотивированный отказ с подробным указанием причин принятого решения.

Отличие двух данных категорий ответов – их содержание. Например, при положительном решении дается не только полный ответ на заданный вопрос, но и максимально возможно вписывается вся информация по сути запрашиваемой информации. В результате, получив такой ответ, заявитель должен быть полностью им удовлетворен без лишних дополнительных вопросов.

Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании. Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.

В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации. При формировании отрицательного ответа на запрос, наоборот, уклон делается на мотивирующую его часть, так как запрашиваемая информация по тем или иным причинам не будет представлена.

Если есть такая возможность, то в отрицательном решении дайте указание заявителю на адреса, куда ему следует обращаться за получением запрашиваемых данных.

Посмотрите видео. В каком виде представлять документы по требованию налоговой?

Как оформить письмо-ответ правильно

 

Форма ответа может быть:

  • В рукописном варианте. Актуально, когда письмо с запросом на определенную информацию также написано от руки;
  • В печатном варианте. Такая форма экономит время и делает письмо понятным (читателю не придется разбираться в тонкостях и особенностях вашего почерка)

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Ответное письмо оформляется либо на белом, чистом листе формата А4, либо на фирменном бланке организации. Последний вариант выглядит солиднее и оформляется быстрее (не тратится время на вбивание реквизитов  фирмы).

В конце письма-ответа на запрос должна быть подпись ответственного лица или директора. Требование о необходимости наличия печати для таких писем, утратило силу еще в 2016 году.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как составить ходатайство об истребовании документов?

В письме проставляется дата подписания и присваивается порядковый номер, по которому его можно идентифицировать в  журнале исходящей корреспонденции в случае потери или спорной ситуации.

В подобных журналах содержится вся информация об исходящей корреспонденции. Занесение писем в них – обязательное правило любой организации. Это нужно для того, чтобы в случае возникшего спора можно было быстро поднять всю информацию о переписке.

Правила документооборота у всех компаний практически едины. В большинстве случаев, ответ на запрос формируется в едином экземпляре, но бывают случаи, когда организация подстраховывается и оставляет себе копию отправленного ответа.

Еще одно важное правило – отправка письма с уведомлением о получении. После выдачи корреспонденции заявителю вы получите уведомление, в котором будет указано: кто, когда и на каких основаниях получил ваше письмо.

Как отправить документ получателю

Способы отправки письменного ответа на запрос могут быть любыми:

  • почта;
  • курьер;
  • факс;
  • электронная почта;
  • вручение лично.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Образец заявления в Прокуратуру о проведении проверки.

Но если вы все же хотите подстраховать себя, то лучше отправлять по Почте РФ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на такое письмо

По правилам деловой этики, все письма в рамках официальной переписки сторон требуют ответа. Но существуют и исключения.  Например, не нужно ждать ответа, если запрос поступил вам, и вы уже написали на него свой ответ.

Часто письменный ответ на вопрос является отправной точкой в начале деловых взаимоотношений между сторонами. Например, у вас запросили информацию об оказываемых услугах. Ответ вашей компании полностью устроил будущего партнера и был заключен контракт на сотрудничество.

Посмотрите видео. Как загрузить документы для представления в налоговую инспекцию:

Оцените статью

potreb-prava.com

запрос - это... Что такое запрос?

  • ЗАПРОС — ЗАПРОС, запроса, муж. 1. Требование официального разъяснения от правительства или правительственных учреждений по какому нибудь вопросу, делу (офиц., полит.). Сделать запрос правительству (в парламенте). Запрос правых депутатов заставил… …   Толковый словарь Ушакова

  • ЗАПРОС — обращение потенциального покупателя, приобретателя товаров и услуг к их изготовителям и продавцам с просьбой сделать предложение о продаже. Запрос считается предварительным заказом на товары и услуги, он как бы содержит вопрос: А что вы можете… …   Экономический словарь

  • Запрос — обращение стороны, заинтересованной в покупке товара или услуг, к потенциальному продавцу с просьбой о предложении. Обычно запрос содержит: наименование товара, показатели качества, сроков поставки и другие условия. Если запрос содержит твердое… …   Финансовый словарь

  • запрос — См …   Словарь синонимов

  • ЗАПРОС — ЗАПРОС, а, муж. 1. см. запросить. 2. Документ, запрашивающий о чём н. (см. запросить в 1 знач.). Послать з. 3. мн. Потребности, интересы. Культурные запросы молодёжи. Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949 1992 …   Толковый словарь Ожегова

  • запрос — — [http://www.iks media.ru/glossary/index.html?glossid=2400324] Тематики электросвязь, основные понятия EN interrogation …   Справочник технического переводчика

  • ЗАПРОС — вызов на оферту обращение стороны, заинтересованной в покупке товаров или услуг, к потенциальному продавцу, содержащее просьбу сделать предложение о продаже. В З. обычно указывается наименование нужного товара, требуемые показатели качества,… …   Юридическая энциклопедия

  • запрос — 01.01.75 запрос [ query] (1): Требование на непосредственный вывод данных или на их извлечение из базы данных, основанное на заданных условиях. Примечание Примером является запрос в систему бронирования о наличии мест на конкретный рейс. Источник …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Запрос — Запрос  это формулирование своей информационной необходимости пользователем некоторой базы данных, как, например, поисковой системы. Для составления запроса используется язык поисковых запросов. Содержание 1 В информатике 1.1 Запросы к… …   Википедия

  • запрос — направить запрос • действие послать запрос • действие поступил запрос • действие, субъект пришёл запрос • действие, субъект сделать запрос • действие удовлетворить запросы • реализация, устранение …   Глагольной сочетаемости непредметных имён

  • dic.academic.ru

    Письмо-ответ. Образец ответа на письмо-запрос

    Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

    ФАЙЛЫСкачать пустой бланк письма-запроса .docСкачать образец письма-запроса .doc

    Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

    Общие правила написания ответа

    В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

    Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

    Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

    Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

    • Положительный ответ должен быть максимально подробным,
    • а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

    Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

    В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

    Как составить ответ на запрос

    Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

    В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

    Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

    1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
    2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
    3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
    4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

    Как оформить письмо-ответ

    Ответ можно писать

    • как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
    • так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

    Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

    Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

    Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

    Как отправить письмо

    Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

    Ждать ли ответ на письмо-ответ

    Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

    Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

    При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

    assistentus.ru

    определение, виды, особенности и образец

    Что такое запрос? Если вкратце, то это разновидность делового письма. Оно может быть направлено практически кому угодно, даже в государственные органы. Такое письмо, как правило, содержит прошение о предоставлении какой-либо информации или о разъяснении чего-либо. Запрашивать можно не только информацию, но и предметы, к примеру, образцы товара перед заключением договора на поставки.

    Структура документа

    Образец запроса должен содержать все стандартные реквизиты, присущие деловым бумагам.

    Если документ составляется от юридического лица, то он должен быть на соответствующем бланке, с указанной датой составления, а также иметь исходящий номер.

    Что нужно указывать? Примерный образец запроса:

    • Руководителю или директору.
    • Его должность и название адресата.
    • Краткое название документа. К примеру, о предоставлении разъяснения относительно (наименование документа).
    • Суть вопроса. К примеру: "Наше предприятие имеет акт постоянного пользования земельным участком от (дата). Были внесены поправки в Налоговый кодекс, согласно которым изменился порядок начисления налога на землю. На основании вышеизложенного прошу разъяснить, как применять на практике часть статьи (номер) НК.
    • Благодарность или изъявление надежды на дальнейшее сотрудничество.
    • Должность того, кто обращается, подпись, Ф.И.О.

    Правила написания сути запроса

    Зная, зачем составляется и что такое запрос, все же не стоит начинать с требования что-то разъяснить или предоставить. Лучше начать с краткого описания сложившейся ситуации. Также стоит разъяснить, почему пришлось обратиться с запросом.

    Если речь идёт о партнерах, то письмо можно начать с фразы: «На основании ранее достигнутых договорённостей между нашими компаниями…» или «На основании пункта договора (номер) от (дата), прошу…».

    Когда составляется запрос о предоставлении информации в государственные органы, то лучше ссылаться на конкретные пункты нормативных актов, которые необходимо разъяснить или которые дают право на получение информации.

    Главное, чтобы у получателя запроса не оставалось вопросов, зачем запрашивается та или иная информация.

    Не требуется разъяснения причин, если запрос создается по определённой установленной форме. К примеру, при запрашивании денежной оценки земли.

    Не рекомендуется в одном письме затрагивать несколько тем. Если у предприятия вопросы по уплате налога на землю и налога на имущество, то это должны быть 2 отдельных запроса.

    В конце письма рекомендуется указать удобный способ получения ответа: по почте или нарочным, по электронной почте. Если время предоставления ответа не регламентировано на уровне законодательства, а он нужен срочно, то можно указать это. В конце можно указать, что вы будете крайне признательны, если ответ сможете забрать через 10 дней.

    Запрос для распорядителя информацией

    Действующее законодательство о доступе к публичной информации трактует, что такое запрос. Но это еще не все. Также он даёт возможность любому юридическому или физическому лицу возможность получить информацию. При этом запрос может затрагивать тему, которая касается не только лично заявителя, но и других граждан. В этом случае необязательно пояснять причины, толкнувшие вас на написание запроса.

    Такие письма можно составлять единолично или коллективно и передавать распорядителю информации любым для себя удобным способом. Текст письма составляется в произвольной форме. Примером такого запроса может выступать прошение о выдаче решения местных властей о повышении тарифов на транспорт в текущем году, с разъяснением причин, которые заставили депутатов проголосовать.

    Запрос предложений

    У многих юридических лиц часто возникает вопрос, что такое запрос предложения. Это достаточно новый термин, который появился в связи с принятием закона о контрактной системе. Понятие означает, что государственные и муниципальные органы вправе направлять запрос предложений неограниченному кругу лиц. Что это дает? Рассылка делается в целях заключения контрактов, позволяющих удовлетворить нужды государства и муниципалитетов в товарах и услугах, а точнее получить от поставщиков и подрядчиков самое выгодное предложение как по качественным, так и по ценовым характеристикам. Запрос предложений размещается в единой системе извещений.

    Структура запроса предложений

    В документе должна присутствовать следующая информация:

    • Наименование, полное описание предмета закупки.
    • Начальная и максимальная цена и её обоснование.
    • Требования к заявкам для лиц, участвующих в конкурсе без каких-либо лишних требований к их заполнению, которые могут стать поводом для ограничения конкуренции.
    • Описание прав заказчика на изменение количества закупаемой продукции или объёма предоставляемых услуг после заключения контракта.
    • Каким образом, в какой срок может быть отозвана заявка.
    • По каким критериям будет определяться победитель.
    • Условия заключения контракта, сроки, кто будет подписывать, возможность или отсутствие одностороннего отказа от сделки.

    За организатором конкурса не закреплена возможность отменять процедуру проведения запроса предложений либо на стадии открытия изменять условия.

    Запрос в архив

    Нередко случается так, что требуется запросить документы в архиве, о трудовом стаже или о своем родстве. Чтобы получить информацию, следует составить запрос, примерное содержание которого может быть следующим:

    • В шапке документа прописывается адресат.
    • Наименование и адрес архива.
    • Ниже пишутся реквизиты заявителя.
    • ФИО, адрес и контактные данные.
    • Запрос может иметь тему.
    • Краткая хронология запроса.
    • По окончании запроса следует указать данные для связи и возможный способ передачи ответа.
    • ФИО заявителя, подпись, дата составления.

    Запрос составляется в свободной форме. Из текста должна быть четко понятна связь между заявителем и информацией, которую он запрашивает. Если есть реквизиты документа, к примеру, решения или приказа, то нужно их указать, чтобы максимально облегчить задачи специалиста архива по поиску необходимых документов.

    Если ранее заявитель обращался по этому же вопросу в другие организации, то об этом следует упомянуть.

    По итогам рассмотрения запроса архив может выдать:

    • архивную справку, которая может быть представлена в суде;
    • архивную копию, документ, который дословно воспроизводит текс оригинала документа;
    • архивную выписку;
    • информационное письмо, содержащее сведения о том, что в архиве есть конкретные документы.

    Существует еще ряд бумаг, которые может выдавать архив. Все эти документы имеют юридическую силу и могут выступать в качестве доказательств в любых разбирательствах, даже в судебных, уголовных.

    Используя образец запроса в любой государственный орган или к партнерам, можно пользоваться своими правами, запрашивать необходимую информацию и т.д.

    fb.ru

    Основные правила составления запроса

    Количество просмотров публикации Основные правила составления запроса - 1963

    Статья 6. Способы реализации права на доступ к информации

    Порядок реализации права на доступ к информации

    Глава 2

    1. Доступ к информации обеспечивается:

    — обязательным доведением информации до всœеобщего сведения;

    — сообщением информации для всœеобщего сведения;

    — удовлетворением персональных и коллективных запросов на информацию.

    2. Порядок обязательного доведения информации до всœеобщего сведения определяется законами и принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами.

    Во всœех случаях органы и организации, их должностные лица обязаны незамедлительно всœеми имеющимися средствами довести до всœеобщего сведения ставшую им известной информацию о фактах и обстоятельствах, создающих угрозу общественной безопасности, жизни и здоровью людей.

    3. Сообщение информации для всœеобщего сведения осуществляется путем опубликования официальных документов в специальных изданиях, размещения их в базах и банках данных, доступных для неограниченного круга заинтересованных лиц.

    4. Доступ к информации по запросу заинтересованного лица может осуществляться в форме:

    ознакомления с официальными документами, содержащими запрашиваемую информацию;

    получения копии соответствующего документа или выдержек из него; получения письменной справки, содержащей запрашиваемую информацию; получения устного изложения содержания запрашиваемой информации;

    получения сведений об источнике опубликования запрашиваемой информации в официальном издании.

    5. Запрос на информацию, а также предоставление информации по запросу может осуществляться в устной или письменной форме, в т.ч. с использованием электронных технологий передачи данных.

    Есть несколько правил, которые должны соблюдаться при составлении любого запроса на получение информации, находящейся в распоряжении судов, органов власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединœений, а также правила, соблюдение которых значительно ускорит получение ответа на запрос:

    1) крайне важно точно и без сокращений указать название органа власти, органа местного самоуправления, суда, организации, куда направляется запрос. В случае если вы знаете ФИО должностного лица или руководителя организации, то их также стоит указать, включая должность. В случае если при написании запроса нет возможности уточнить имя должность лица, запрос следует направлять на имя руководителя организации.

    2) крайне важно указать информацию о себе, поскольку анонимные запросы в России не принимаются к рассмотрению. Российское законодательство четко оговаривает, какую информацию пользователь (или заявитель) должен указать о себе в запросœе: - фамилию, имя, отчество для российских гражданин, либо наименование организации, общественного объединœения, государственного органа, органа местного самоуправления; - почтовый адрес, по которому будет направлен ответ на запрос; - номер телœефона (и/или факса), либо адрес электронной почты, по которому также должна быть направлен ответ на запрос;

    3) запрос составляется на русском (государственном) языке, однако должна быть составлен на государственном языке республики, находящейся в составе России, что должно быть определœено законодательством субъекта Российской Федерации;

    4) составляя основной текст запроса, старайтесь четко, лаконично и вежливо сформулировать свой запрос с использованием элементов языка деловой переписки. К примеру, можно использовать специальные речевые обороты ʼʼна основании вышеизложенногоʼʼ, ʼʼв соответствии с…ʼʼ, ʼʼкак указано вышеʼʼ и т.д. Желательно добиться того, чтобы размер запроса не превышал одной страницы.

    5) вам не нужно обосновывать крайне важно сть получения запрашиваемой информации;

    6) при оформлении запроса можно сослаться на нормативно-правовые документы, гарантирующие право на получение информации (желательно с указанием номера статьи). Знайте, что с 1 января 2010 вступает в силу Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ “ОБ ОБЕСПЕЧЕНИИ ДОСТУПА К ИНФОРМАЦИИ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ И ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ“. Статьи 18 и 19 этого закона содержат обязательные сроки ответа на обращение и объём предоставляемой информации

    Указанный закон 1995 года отменен. Сейчас действует Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ “ОБ ИНФОРМАЦИИ, ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЯХ И О ЗАЩИТЕ ИНФОРМАЦИИ“. Новый закон содержит только рамочные положения, то есть конкретных указаний на обязанность предоставить информацию нет. Но с 1 января 2010 вступает в силу Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ “ОБ ОБЕСПЕЧЕНИИ ДОСТУПА К ИНФОРМАЦИИ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ И ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ“. Статьи 18 и 19 указанного закона содержат обязательные сроки ответа на обращение и объём предоставляемой информации.

    Вопрос: Подскажите, пожалуйста͵ как правильно составить заявление или запрос на получение информации? Сколько дней буду отвечать на мое обращение? Дело в том, что устно мне такую информацию не разъяснят детально и подробно, а вот письменно как раз ответят так, как нужно. Подробную информацию я хочу поместить на страницах газеты, чтобы потом не говорили, что устное интервью я переврал.

    Ответ: Спешу вас обрадовать. Действительно, информацию можно получать и устно и письменно. В случаях, когда специфика освещаемой темы вам малознакома, надежнее будет получить официальную информацию путем письменного обращения. Иногда это вполне оправдано и пусть даже на получение письменной информации вы затратите больше времени, зато результат будет безупречный: в своем материале вы будете ссылаться на официальный ответ государственного органа за подписью первого руководителя

    Наименование СМИ (логотип газеты)

    Кому________

    (Наименование государственного органа,

    Ф.И.О. первого руководителя, кому адресуете запрос)

    От________

    (полностью ваши Ф.И.О., должность)

    ʼʼ___ʼʼ______2004 ᴦ.

    Исх. №

    referatwork.ru

    Как правильно написать письмо-запрос (образец)

    При сотрудничестве с компаньонами, исполнителями (или самими заказчиками) часто приходится вести деловую переписку. На первом этапе взаимодействия, когда договоры еще не заключены, наиболее частой формой делового письма является письма-запросы.

    Письмо-запрос представляет собой документ, в котором содержится официальное обращение одного физического/юридического лица к другому. Чаще всего в рабочей практике такие письма являются предтечей ко всей последующей работе.

    Как правильно составить письмо-запрос

    Цель письма-запроса – получение информации, если до этого она была не получена или не представлена в полном объеме.

    Наиболее частые причины составления письма-запроса:

    • Нужно получить информацию о товарах.
    • Необходимо узнать есть ли нужные товары в наличии.
    • Уточнение сроков поставки.
    • Уточнение цен, скидочных акций, условий оплаты.
    • Пояснения условий продажи – нужно ли страхование, каким образом товар будет доставлен.

    План написания письма-запроса

    Введение: объяснить побудительные мотивы или причины обращения. Вы можете использовать следующие обороты:

    В связи с…Ввиду несоответствия действий…Для согласования спорных моментов…Из-за срыва сроков поставки…

    Тело письма: подробно и точно изложить суть задаваемого вопроса. Обороты:

    Просим Вас сообщить о…Просим погасить долг…Прошу предоставить информацию о…Будем Вам признательны, если…

    Заключение: при обращении впервые лучше указать на источники, из которых вы черпали информацию (как о компании, так и о товаре).

    Постскриптум: предоставить коротко сведения о вашей компании, выразив надежду на дальнейшее сотрудничество.

    Если ответ нужен к определенному сроку, укажите это:

    Просим ответить как можно скорее…Настоятельно просим ответить в течение двух дней…

    Письмо-запрос обычно печатается на фирменном бланке, ту же форму используют при отправлении электронного письма.

    Реакцией на письмо-запрос является обязательное письмо-ответ, составленное по существу вопроса/ов, написанное в установленные сроки. Иногда письма, содержащие ответ, могут регулироваться нормативно-правовыми документами.

    В целом, письмо-запрос при грамотном его составлении может являться весьма действенным методом для недобросовестных или слишком медлительных заказчиков/исполнителей. Иногда такие письма могут побуждать к длительному и плодотворному сотрудничеству, являясь тем самым придатком или предпосылкой к составлению коммерческого предложения.

    class365.ru



    О сайте

    Онлайн-журнал "Автобайки" - первое на постсоветском пространстве издание, призванное осветить проблемы радовых автолюбителей с привлечение экспертов в области автомобилестроения, автоюристов, автомехаников. Вопросы и пожелания о работе сайта принимаются по адресу: Онлайн-журнал "Автобайки"