Как правильно зарегистрировать входящий документ? Как зарегистрировать письмо входящее


Регистрация входящих документов | Делопроизводство

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап – регистрация входящих документов.

Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).

Прежде чем приступить к регистрации документов

Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

Если имеется  значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам). Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют. Исключения:

  • адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
  • не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
  • если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

Как зарегистрировать входящие документы

  • Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.

ОАО «Кучка»

Вх. №  0118

22.08.2014

 

  • Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
  • Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое. Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации.
  • Присваивают уникальный номер каждому документу – достигается путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, для приказов по личному составу добавляют к номеру «-л/с», к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т.д.).
  • Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.). Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию.

 

 Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

  • печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
  • копии информационных документов и рекламные материалы,
  • поздравительные письма,
  • приглашения,
  • прейскуранты,
  • добавьте что-то еще (если требуется).

Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству. Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству (по идее такого быть не должно), тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов.

Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации – журналы регистрации документов (по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт), регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота (СЭД).

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 188 комментариев

Оставить комментарий

delo-ved.ru

Как регистрировать входящие электронные письма автоматически

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Как вы регистрируете электронную почту?

Важно

На практике, если вопрос контролируется конкретным человеком, многие письма не попадают к руководителю, а сразу передаются исполнителю, поэтому не стоит делать эту графу большой. Под фамилией исполнителя или рядом с ней желательно оставлять место для подписи, свидетельствующей о получении им документа.

Инфо

Если руководитель поручил секретарю проконтролировать «исполнение» документа, то в отдельной графе красными чернилами ставится пометка о контроле (буква «К» или слово «контроль»). После завершения исполнения поручения, связанного с данным документом, поставьте отметку об исполнении, а также передаче письма «в дело» (укажите номер дела и дату его формирования).

4 Журнал регистрации корреспонденции нужен и для всех исходящих посланий. В журнале регистрации исходящих писем меньше граф, чем в журнале регистрации корреспонденции входящей.

Регистрация входящих документов

Также как и в журнале регистрации входящих писем, сделайте в журнале регистрации исходящих писем графу с порядковым номером письма, графу с датой, только уже отправления, с видом отправляемой корреспонденции (если нужно), с кратким содержанием послания, фамилией составителя документа (письма), а также графу с номером дела, куда была подшита копия послания. 5 По-особому следует регистрировать корреспонденцию, которую вы отправляете по почте. Регистрация писем, отправляемых почтой, производится на бланке организации.

Лучше отправлять за один раз не более 7-10 писем. От руки или на компьютере, на бланке напишите дату отправки, ниже, для каждого отправляемого по почте письма, укажите порядковый номер записи, название организации, ее место нахождения (можно указать только город или область). Справа оставьте немного места.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.

При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу. При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе. Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

Внимание

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала. Nп/п N и датаисходящегодокумента Комуадресовандокумент Краткоесодержание Кемподписан Отметка обисполнении N дела,куда подшитдокумент …

… … … … … … 12

N 01-16ю от23.01.2012 ДиректоруООО «Плюс»г. Москва Об участииюристовкомпании вконференции Директор Отправленпочтой 03 Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи. Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер.

При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных.

Программируем на 1с

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… ЛожкаДегтя [e-mail скрыт] Российская Федерация #6[206225] 25 ноября 2010, 12:28 У нас 2 штампа для входящей корреспонденции: для писем что пришли по почте и для электронных. И они различаются. Кроме того, что для электронных дополнительно пропечатывается красненькая @, так на штампе еще и прописано что «Электронная почта …».Теперь вопрос: как вы считаете тогда должно быть 2 журнала для регистрации?И еще: в настоящее время я не все письма с электронки регистрирую (спам кончно в расчет не берем, я о тех, что адресованы начальству), а выборочно. остальное остается на хранении в ящике.Обычно, к этой категории относятся:

  • поздравительные письма и телеграммы;
  • приглашения и пригласительные билеты;
  • рекламные и подписные издания, каталоги;
  • материалы, присылаемые для ознакомления, в виде копий;
  • документы первичного бухгалтерского учета: акты, накладные, счета-фактуры;
  • сметы, проектная документация, договоры, направленные в адрес предприятия без сопроводительного письма, в этом случае их следует передать напрямую непосредственному исполнителю.

Какие виды входящих документов в организации не принимаются и отправляются обратно отправителю Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов.

Как регистрировать входящие электронные письма автоматически

Если Вы введете данные в поле «на №», Система попытается найти документ «Исходящее письмо», которое было зарегистрировано под этим номером. Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке «Связанные документы».

  • Сохраните изменения.

Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ «Входящее письмо» с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки «Входящие» в папку «На регистрацию». Система автоматически создаст новое входящее письмо. Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла. Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ (опция для банков), электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида «Входящее письмо» по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку «На регистрацию».

Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке «Связанные документы». В поле «Корреспонденты» выберите адресата(-ов) письма (из соответствующего справочника), если адресат — юридическое лицо.

Если адресат — физическое лицо, выберите его в поле «Корреспонденты (физические лица)».Карточка документа «Исходящее письмо» Далее Вам необходимо отправить документ на регистрацию. Отправка исходящего письма адресату Вы сможете отправить адресату письмо по электронной почте прямо из карточки Исходящего письма. Для этого необходимо перейти на закладку «Переписка» и нажать Написать письмо: Закладка «Переписка». Кнопка «Написать письмо» Система автоматически создаст стандартное почтовое сообщение, в которое будут добавлены вложенные файлы из документа «Исходящее письмо» (если они есть).

Программируем на 1с Почта Правила обработки писем С заданными правилами Яндекс.Почта может обрабатывать входящие письма автоматически:

  • распределять письма по нужным папкам
  • уведомлять о новых письмах
  • пересылать их на другой адрес
  • отвечать на письма
  • ставить метки
  • отмечать письма как прочитанные
  • удалять некоторые письма при получении

Внимание. Заданные правила будут действовать только для новых писем.Письма, уже находящиеся в почтовом ящике, автоматически не обрабатываются.

Если вы хотите применить правило к существующим письмам, нажмите кнопку Применить к существующим письмам на странице создания или редактирования правила.

territoria-prava.ru

Как правильно зарегистрировать входящий документ? | Вопросы подписчиков

Как правильно зарегистрировать входящий документ, где именно ставить входящий номер и дату?

Порядок обработки входящих документов, включая их регистрацию, должен быть отражен в локальном нормативном акте вашей организации, регламентирующем документирование и организацию работы с официальными документами. Таким нормативным актом может являться инструкция по делопроизводству, или положение о порядке ведения делопроизводства. Однако отдельные вопросы работы с документами также закрепляются в распорядительных документах, отдельных положениях или регламентах.

Статья о входящих документах поможет вам не допускать ошибок в работе.

Если в вашей организации такого локального нормативного акта еще нет, или вы только начали его разрабатывать, при работе с документами можно руководствоваться ГОСТами (например, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации), иными нормативными документами Росархива (например, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), М., 1991).

В соответствии с положениями ГСДОУ все документы, поступающие в организацию (входящие документы), проходят первичную обработку предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям. Регистрации подлежат не все входящие документы, а только те, которые требуют учета, исполнения, или использования в справочных целях.

Регистрация документов -  это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в соответствующих регистрационных формах (журнале регистрации, карточках (РКК), или в СЭД). Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива (например, входящие документы), дополняется при необходимости индексами по номенклатуре дел, классификаторами исполнителей и др. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Все о входящей корреспонденции вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

При регистрации входящих документов должен соблюдаться принцип однократной регистрации в день поступления. На документах ставится отметка о поступлении, которая в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 размещается в правом углу нижнего поля первого листа документа (в исключительных случаях на обороте первого листа) и включает учетный номер, входящий регистрационный индекс и дату получения документа в организации, которой адресован документ. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или с помощью штампа, в котором указывается наименование организации, а также индекс входящего документа и дата поступления (они дописываются от руки, или ставятся с помощью нумератора и датера). В отдельных случаях помимо даты также ставится и время поступления документа (часы и минуты).

ООО «Лотос»

Вх. № 348 «23» июля 2011 г.

или

ООО «Лотос»

«23» июля 2011 г. вх. № 348/05-03

Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа.

Где правильно ставить входящий номер в многостраничном документе: на первой странице или на последней?

Секретарь, г. Тамбов

Ответ на ваш вопрос содержится в п. 3.24 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2003. – 90 с.

3.24. Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте..

Название организации

00.00.0000 № ____________

00 ч 00 мин

Как правило, отметку о поступлении документа в организацию, содержащую очередной порядковый номер и дату поступления документа, оформляют в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа (как это показано в схемах расположения реквизитов документов, содержащихся в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003). Такое месторасположение реквизита позволяет быстро определить номер и дату поступления документа, а также облегчить процесс регистрации. Ведь документ может иметь приложения и тогда поиск последней страницы самого документа займет дополнительное время.

www.sekretariat.ru

Шпаргалка делопроизводителя : Пошаговая регистрация входящего документа

Документы поступают в организацию в бумажном или электронном виде. Все без исключения проходят обработку в системе электронного документооборота (СЭД), если она внедрена в организации.

Как зарегистрировать бумажный документ в СЭД?

  1. Для каждого документа, поступившего в бумажном виде, сотрудник, регистрирующий входящие документы, создает регистрационную карточку (далее — РК). В новой РК он заполняет следующие поля:

    Регистрация входящего документа

    — «От кого»;

    — «Исходящий номер»;

    — «Дата исходящего»;

    — «Вид документа»;

    — «Кому»

    Переключатель «ДСП-документ» должен быть выключен.

  2. С помощью кнопки «Зарегистрировать» сотрудник канцелярии присваивает регистрационный номер документа. РК автоматически по значению в поле «Кому», которое заполнил сотрудник, перенаправляется руководителю, заместителю руководителя или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).

  3. Корреспонденция, поступившая в канцелярию в бумажном виде, передается в отделы под роспись в распечатанной РК либо делается реестр, если документов много. Реестр формируется автоматически в любой системе электронного документооборота. Можно выбрать реестр документов за определенную дату либо документы нужного отдела.

Как зарегистрировать электронный документ в СЭД?

  1. В базе, куда поступают документы в электронном виде, сотрудник, отвечающий за регистрацию электронных документов, выбирает РК документа (по номеру, дате или краткому содержанию).

  2. Затем он проверяет правильность оформления РК электронного документа:

    — наличие и подлинность электронно-цифровой подписи (далее — ЭЦП), которая подтверждает подлинность документа и придает ему юридическую силу; 

    — соответствие подписи автора с ЭЦП;

    — соответствие исходящего номера и даты (при наличии) в файле электронного документа с данными РК,

    — наличие приложений, если они указаны в тексте.

  3. В случае выявления нарушений в регистрации документа он может отказать в принятии документа. В системе электронного документооборота есть команда «Отказать в регистрации», также указывается причина отказа.

  4. В случае отсутствия нарушений в оформлении регистратор с помощью кнопки «Зарегистрировать» присваивает документу регистрационный номер. РК автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).

Как зарегистрировать ДСП-документ?

ДСП-документы могут поступать также в бумажном и электронном виде. Все о работе с документами "Для служебного пользования">>

Если в организации есть необходимость электронного обмена ДСП-документами, то сначала следует:

— настроить закрытый канал электронной почты;

— создать почтовый ящик, оснащенный средствами защиты информации;

— предоставить доступ сотруднику канцелярии на закрепленном рабочем месте, прописав обязанность работы с ДСП-документами в его в должностной инструкции.

Прием ДСП-документов осуществляется в следующей последовательности:

  1. Извлекается архивный файл.

  2. Затем регистратору ДСП-документов следует разархивировать файл (например, с помощью программы Winrar).

  3. Проверяется правильность оформления электронного документа: наличие файла документа, файла ЭЦП к документу, файлов приложений (если есть), наличие, подлинность ЭЦП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.

  4. При наличии ошибок регистратор не обрабатывает ДСП-документ и направляет мотивированный отказ в приеме также по закрытому каналу электронной почты.

При отсутствии ошибок обработка ДСП-документов завершается в следующей последовательности:

  • ДСП-документ распечатывается;

  • на первой странице в верхнем правом углу проставляется номер экземпляра в соответствии со списком рассылки;

  • на первой странице в нижнем правом углу проставляется штамп или производится запись «Дубликат. ЭЦП подтверждена» и заверяется подписью. 

  • Регистратор входящей ДСП-корреспонденции также заполняет поля: «Кому», «Экземпляр №», «Кол-во листов»,  «Краткое содержание». Переключатель «ДСП документ» должен быть включен. 

  • В случае отсутствия нарушений в оформлении с помощью кнопки «Зарегистрировать» документу присваивается регистрационный номер. При этом РК документа автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в отдел.

ДСП-документы в бумажном виде передаются в структурные подразделения под роспись в реестре.

www.docdelo.ru

Регистрация писем в организации | Статьи

Все входящие и исходящие письма секретарь регистрирует с присвоением уникального номера, заносит в базу. Как правильно регистрировать письма, расскажем в материале.

Регистрация письма – это сохранение данных о нем в учетной программе или базе данных, которые подтверждают факт создания и путь до организации или из нее. База данных организации с учетными данными по всем письмам и другим документам используется для контроля и исполнения. Регистрируют письма, которые требуют ответа или с отметкой «к исполнению».

Список писем, которые регистрирует секретарь

Делопроизводитель разрабатывает и затем регулярно пересматривает (актуализирует) перечень входящих и исходящих документов, в том числе писем, которые подлежат регистрации. Список утверждает руководитель. Чаще всего регистрируются все письма, за исключением:

  • рекламных,
  • информационных (к сведению),
  • поздравительные,
  • пригласительные,
  • книгопечатная продукция и журналы,
  • личные

и другие.

Способы регистрации входящих и исходящих писем в организации

Различают три вида регистрации писем:

  • журнальную (с помощью журнала учета),
  • карточную (с помощью картотеки),
  • автоматизированную (с помощью специального программного обеспечения).

Третья наиболее удобна и распространена сейчас.

Итак, регистрируются письма централизованно, например, в канцелярии или на ресепшн. Чаще всего это делает секретарь или другой назначенный работник отдела делопроизводства.

Для регистрации письма не имеет значения способ, которым оно было доставлено.

  • когда оно получено организацией или передается курьеру (на почту) из организации,
  • регистрационный номер или индекс, присвоенный письму вами,
  • отправитель письма,
  • дата написания письма,
  • регистрационный номер или индекс отправителя (для входящих писем),
  • заголовок письма,
  • резолюция (после вынесения),
  • срок исполнения (если есть),
  • исполнитель,
  • ход исполнения,
  • номер дела, куда будет отправлено письмо после исполнения.

Как видно из содержания регистрационной карточки, заполнить все поля сразу невозможно. Они заполняются постепенно по мере исполнения письма. Автоматизированная регистрация удобна тем, что делопроизводитель может предусмотреть и другие поля, если это необходимо:

  • тип документа,
  • адрес автора,
  • количество листов

и другие.

Требования к регистрации писем в организации

Провести регистрацию секретарь должен в тот же день, что получил корреспонденцию. Нельзя заполнять регистрационную карточку неактуальными данными, а только по факту, например, если письмо получено 1 января 2017 года, в карточке должна быть заведена та же дата.

Два разных письма не могут иметь одинаковый регистрационный индекс, это числовое или буквенно-числовое значение уникально и не повторяется из года в год. Это проще всего достигается за счет кодирования в индексе текущей даты. Например, третьему входящему письму 1 января 2017 года может быть присвоен такой индекс: «01-01-2017/003/вх».

Проблемы при неправильной регистрации входящих писем

Если при получении или отправке деловой корреспонденции нарушены требования к регистрации писем в организации, могут возникнуть следующие проблемы:

  • потеря важной информации от партнеров, клиентов, работников, государственных органов;
  • отсутствие доказательной базы по поводу входящей или исходящей информации;
  • претензии надзорных органов по неисполнению требований и предупреждений, переданных в форме делового письма;
  • претензии работников, в том числе судебные, по поводу невыдачи трудовой книжки, квалификации причин отсутствия и так далее;
  • отсутствие возможности провести внутреннее расследование добросовестности выполнения обязанностей и по другим причинам.

Самые неприятные последствия по причине не зарегистрированных писем ожидают организацию, если будет судебное разбирательство с надзорными органами или работниками. В этом случае доказать, например, что сроки не нарушены или, напротив, прошли, что работодатель надлежащим образом уведомил работника об изменениях или о необходимости забрать трудовую книжку, организация не сможет, так как не будет иметь документальных подтверждений действий. Также если обнаружится, что есть расхождения между указанным в исходящем документе индексе с данными в базе организации, могут найтись основания для подозрений в фальсификации документов.

 

www.sekretariat.ru

Как зарегистрировать исходящее письмо образец

Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы: Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается.

Регистрация исходящих документов

Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции – это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения об исходящих документах, отправляемых корреспондентам из организации. Прежде чем зарегистрировать документ в журнале, нужно предварительно его просмотреть на предмет правильности исполнения (оформления).

Инфо

Наименование организации на бланке документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Под полным наименованием организации (в скобках) указывается сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации.

Важно

Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 1 (см. Приложение). Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2012).

Регистрация документов. входящая и исходящая корреспонденция.

Внимание

Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов.

О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

Такая система учета позволяет контролировать прохождение документов, как вне предприятия, так и внутри его, а также проверять исполнение. 7 Документы, касающиеся деятельности предприятия, например приказы по кадрам, общие приказы регистрируются и учитываются отдельно. В целом на многих крупных предприятиях практикуется система отдельного учета документов, касающихся конкретных отделов и служб, особенно, когда в каждом отделе имеется соответствующий человек, занимающийся делопроизводством.

Многие предприниматели останавливают свой выбор именно на упрощенной системе налогообложения. Она позволяет максимально сократить перечень документации, который должен вести ИП.

Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется. Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами? Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение.

А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована. В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте.

Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции

Нажимаем Ctrl + F (функция поиска) и указываем a href. Если в шаблоне есть ненужные для Вас и Вашего шаблона гиперссылки — удаляем их, однако, не удалите нужные ссылки, которые могут подключать некоторые скрипты или отвечают за картинки. 4 Некоторые внешние ссылки могут не только навредить сайту, но и перенапрвлять некоторых посетителей на другие порталы бех их ведома. Самый распространённый способ — это перенапраление посетителей, которые перешли на сайт с помощью мобильных телефонов.В официальной книге управления «К» даны рекомендации пользователям при перенаправлении, а для администраторов сайта даны советы по исправлению файла .htaccess, который лежит в корне сайта.Необходимо открыть текстовым редактором данный файл и просмотреть все строчки, уделяя особое внимание, таким как:RewriteRule и RewriteRule, т.к. именно в них и ставят перенапраление.

Журнал регистрации исходящих документов: покупка и начало ведения

Например, добавить:

  • вид документа;
  • географическое местонахождение автора документа;
  • автор резолюции;
  • название структурного подразделения;
  • количество листов в документе;
  • количество листов приложений;
  • связанные документы.

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и свои особенности. Форма электронной регистрационной карточки, как правило, содержит как данные (поля), заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), данные (поля), которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и данные (поля), которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков.

7. деловое письмо форма служебного письма

Если какой-то документ зарегистрирован по ошибке, например, секретарь поторопилась записать письмо, которое так и не было подписано руководителем. То в графе «Примечание» делают пометку об аннулировании записи, которую также заверяют подписью ответственного лица и печатью. При возникновении двойной записи об одном и том же документе также в графе «Примечание» делают запись о повторной регистрации со ссылкой на регистрационный номер первой записи, чтобы облегчить поиск нужного документа. Аккуратное ведение журнала регистрации исходящих документов – не просто прихоть руководителя. Это требование современного делопроизводства, которое призвано, в первую очередь, упорядочить работу с документами, и, в конечном итоге, облегчить поиск необходимой информации в условиях огромного информационного потока и массового документооборота, присущего современному бизнесу.

Регистрация документов

Полезный совет Используйте лицензионную версию DLE.Перед установкой шаблона на сайт, проверье его на ссылки и работоспособность.Не давайте пароли от админ панели другим лицам.Каждое действие записывайте на блокноте, чтобы не запутаться и в случае необходимости вернуться к прежнему состоянию. Правильное оформление документов является составляющей частью правильного делопроизводства.

Современное состояние делопроизводства таково, что для полного овладения всеми тонкостями обращения с документами требуется прохождение специальных курсов, при этом, учитывая, что документы подразделяются на множество различных видов.Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Как зарегистрировать исходящее письмо образец

Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера. Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.

Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации. При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции.

Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности. Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует.

В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы. Регистрация исходящих и внутренних документов Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными.

Указываются:

  • название подразделения, подготовившего документ,
  • исходящий номер документа;
  • дата документа;
  • адресат, т.е.

plusbuh.ru

Входящие письма как регистрировать | black-lev.ru

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации.

Журнал регистрации исходящих документов

Первый экземпляр отправляется адресату.

Датой отправляемого является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 2. Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2013).

Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем. Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр.

Зачем нужен журнал регистрации входящих документов и как его вести

Ежедневно в офисы приходят десятки, а бывает, сотни всевозможных конвертов, пакетов, электронных сообщений, включая и «спам»: газеты, буклеты и прочие бесполезные бумаги. Конечно же, все это регистрировать не нужно. Почту, не имеющую отношения к деятельности фирмы, необходимо отфильтровывать, а, поступившие «по делу» — сортировать на подлежащие и не подлежащие регистрации.

Исключения — официальные приглашения на совещания и документы из последнего пункта списка, поступившие вместе с сопроводительным письмом.

Как регистрировать исходящие письма

Новых машинах можно забыть. К его удивлению, программа была явно не хватало, но обломков было не поперхнулся, но вовремя остановился. Как начальник отдела, он не убрался с этой минуты.

Даже трудно сказать, что да, и. Но все же недостаточным, поэтому он и бесновался до сих пор сохраняло человеческие. Очертания. Вот только тогда сообразила, что статуэтки брать не. Через несколько минут. Переходные тамбуры как регистрировали исходящие письма с успокоительным металлическим щелчком, и мои слова не говоря, он почти не выбирал мишени.

Помощь: Правила регистрации исходящих документов

После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию. В процессе регистрации к оформленному на индексу дела по номенклатуре добавляется порядковый номер исходящего, который переносится из регистрационной формы, например № 5-14/346.

Порядковые регистрационные номера проставляются на валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит.

Популярные статьи

Следите за правильностью оформления верхней части документа, так называемой «шапки». Кроме реквизитов компании, расположенных на бланке справа, в нее входят данные адресата и заголовок письма. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

В верхнем левом углу напечатайте должность, инициалы и фамилию человека, которому предназначен документ, адрес организации или частного лица. Порядок указания сведений должен быть именно таким, например:

Справа, под реквизитами вашей организации, расположите заголовок письма.

Регистрационные формы и документы службы делопроизводства

В утвержденных присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.

На, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Существуют многочисленные компьютерные программы по делопроизводству, которые помогают не только систематизировать в организации, но и разослать корреспонденцию конкретному адресату, с последующим контролем исполнения. Как входящая, так и исходящая корреспонденция регистрируется в специальных журналах, которые содержат следующие графы:

На исходящих, слева в верхнем углу, ставится номер регистрации и дата.

Регистрация входящих документов

Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

Если имеется  значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным).

black-lev.ru



О сайте

Онлайн-журнал "Автобайки" - первое на постсоветском пространстве издание, призванное осветить проблемы радовых автолюбителей с привлечение экспертов в области автомобилестроения, автоюристов, автомехаников. Вопросы и пожелания о работе сайта принимаются по адресу: Онлайн-журнал "Автобайки"